Veri Saklama ve Silme Politikası

1. Amaç
Bu politika, Cronexis Teknoloji A.Ş.'nin kişisel verilerin saklanması, korunması ve silinmesi süreçlerini düzenleyerek, veri güvenliğini sağlamayı, yasal gerekliliklere uymayı ve veri koruma standartlarına uygunluk göstermeyi amaçlar. Şirket, veri saklama ve silme süreçlerinde kişisel verilerin yalnızca gerekliliği kadar saklanmasını ve gereksiz verilerin uygun şekilde silinmesini sağlar.

2. Kapsam
Bu politika, Cronexis Teknoloji A.Ş. tarafından işlenen tüm kişisel verileri kapsar. Politika, tüm çalışanlar, tedarikçiler, iş ortakları ve diğer ilgili taraflar için geçerlidir ve verilerin işlenmesi, saklanması, korunması ve silinmesine ilişkin süreçleri belirler.

3. Veri Saklama Süresi
Kişisel veriler yalnızca, verilerin işlenme amacına hizmet ettiği süre boyunca saklanacaktır. Saklama süresi, yasal gereklilikler ve şirketin operasyonel ihtiyaçlarına göre belirlenir. Veri saklama süreleri, şu esaslara dayanarak belirlenir:

• Yasal Gereklilikler: Kişisel verilerin saklanma süresi, geçerli yasalar, düzenlemeler ve sözleşmelerle belirlenen saklama süreleriyle uyumlu olmalıdır. Örneğin, muhasebe kayıtları gibi bazı veriler, belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır.
• İş İhtiyaçları: Kişisel veriler, yalnızca iş ihtiyaçları doğrultusunda saklanır. Verilerin saklanma süresi, iş süreçlerinin gerekliliklerine göre kısa veya uzun olabilir.
• Veri Türüne Göre Saklama Süresi: Kişisel verilerin türüne göre belirli saklama süreleri uygulanır. Örneğin, finansal veriler genellikle daha uzun süre saklanırken, pazarlama verileri belirli bir süre sonra silinebilir.

4. Veri Silme Süreci
Veri silme süreci, yasal gerekliliklere, iş ihtiyaçlarına ve iç denetim gereksinimlerine göre düzenlenir. Veri silme, aşağıdaki adımlara göre gerçekleştirilir:

• Veri Silme Kararı: Veri saklama süresi sona erdiğinde veya veri işleme amacı ortadan kalktığında, veri silme kararı alınır. Veri silme süreci başlatılmadan önce, silinmesi gereken veriler belirlenir.
• Silme Yöntemleri: Kişisel veriler, kalıcı olarak silinmesi gereken durumlarda, güvenli bir şekilde silinir. Veri silme yöntemleri, veri türüne göre değişebilir ve verilerin kurtarılmasını engelleyecek şekilde gerçekleştirilir.
  • Dijital Veriler: Dijital veriler, silme yazılımları veya güvenli silme yöntemleri kullanılarak kalıcı olarak silinir.
  • Fiziksel Belgeler: Fiziksel belgeler, kırma, yakma veya şreddirme yöntemleriyle imha edilir.
• Veri Silme Belgelendirmesi: Veri silme işlemi tamamlandığında, bu işlem kaydedilir ve belgelenir. Silinen verilerin kim tarafından, ne zaman silindiği, hangi yöntemlerin kullanıldığı ve silinen verilerin ne olduğunu belirten raporlar hazırlanır.

5. Veri Yedekleme ve İyileştirme Süreçleri
Veri silme işleminden önce, şirket, kritik verilerin kaybını engellemek için gerekli yedekleme ve geri yükleme prosedürlerini uygular. Veri silme işlemi, yalnızca ilgili yedeklemelerin alındığından emin olduktan sonra başlatılır.

6. Veri Saklama ve Silme Eğitimleri
Çalışanlar, veri saklama ve silme süreçlerine dair gerekli eğitimlere tabi tutulur. Eğitimler, kişisel verilerin saklanması, korunması ve silinmesi süreçlerini anlamalarına yardımcı olur. Ayrıca, bu süreçlerin önemine ve yasal yükümlülüklere uygun olarak veri silme işlemlerinin nasıl yapılacağı konusunda bilgilendirilir.

7. Yasal Uyumluluk
Cronexis Teknoloji A.Ş., KVKK, GDPR ve diğer yerel ve uluslararası veri koruma yasaları ve düzenlemeleri ile uyumlu hareket etmektedir. Veri saklama ve silme politikaları, tüm geçerli yasal düzenlemelere ve endüstri standartlarına uygun olarak belirlenir ve uygulanır.

8. Politika Gözden Geçirme ve Güncellemeler
Bu politika, veri saklama ve silme süreçlerinin etkinliğini sağlamak amacıyla periyodik olarak gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir. Politikada yapılacak değişiklikler, çalışanlara ve ilgili taraflara bildirilir.

9. Sonuç
Cronexis Teknoloji A.Ş., kişisel verilerin güvenliğini ve gizliliğini koruma sorumluluğunu ciddiyetle yerine getirir. Veri saklama ve silme politikaları, yalnızca gerekli verilerin saklanmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda gereksiz verilerin güvenli bir şekilde silinmesini ve şirketin yasal yükümlülüklere uygun hareket etmesini temin eder.